Việc cập nhật các quy định mới theo Luật Quản lý thuế và các nghị định hướng dẫn (252, 253, 254/2026/NĐ-CP) là yêu cầu cấp thiết đối với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên nền tảng số. Dưới đây là những hướng dẫn chuyên sâu giúp các chủ shop vận hành đúng quy định.
### 1. Quy định về xuất hóa đơn điện tử trên sàn TMĐT
Đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là bắt buộc. Khi kinh doanh trên Shopee, TikTok, hộ kinh doanh có hai lựa chọn:
- **Phương án tự xuất hóa đơn:** Sàn TMĐT có trách nhiệm cung cấp dữ liệu giao dịch, người mua, người bán để hộ kinh doanh lập hóa đơn đúng thời điểm.
- **Ủy nhiệm cho sàn xuất hóa đơn:** Nếu sàn đã thực hiện xuất hóa đơn thay, hộ kinh doanh không cần lập thêm hóa đơn trùng lặp.
**Lưu ý khi hàng hóa hoàn, hủy:** Khi khách hàng trả lại hàng, hộ kinh doanh thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Nếu có thỏa thuận, người mua có thể xuất hóa đơn trả lại hàng để hai bên kê khai điều chỉnh thuế.
### 2. Xử lý khi doanh thu vượt ngưỡng 1 tỷ đồng
Nhiều hộ kinh doanh lo ngại về việc thay đổi phương pháp tính thuế khi doanh thu vượt ngưỡng trong năm. Theo cơ quan thuế, phương pháp tính thuế được xác định ổn định suốt năm tài chính. Việc chuyển đổi phương pháp tính thuế (nếu có) sẽ chỉ áp dụng từ năm tiếp theo khi đáp ứng đủ các điều kiện quy định. Điều này đảm bảo tính ổn định trong quản trị tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế.
### 3. Quản lý chi phí và chứng từ cho hộ kinh doanh ăn uống
Đối với các hộ kinh doanh có chi phí đầu vào từ các nguồn không có hóa đơn (nông dân, chợ đầu mối, người sản xuất trực tiếp), để chi phí được trừ khi tính thuế, cần lưu ý:
* **Chứng từ hợp lệ:** Lập “Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn” kèm theo các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu cân, chứng từ thanh toán.
* **Thanh toán:** Các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ chi phí.
* **Quản trị hệ thống:** Với mô hình chuỗi, cần hạch toán thống nhất, lưu trữ phiếu nhập – xuất – điều chuyển hàng hóa tách biệt theo từng điểm bán để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối soát.
### 4. Khuyến nghị từ chuyên gia thuế
Cơ quan thuế xác định doanh thu tính thuế là tổng thu nhập từ tất cả các kênh (bán trực tiếp, sàn TMĐT, ví điện tử, tiền mặt). Để tối ưu hóa quản lý và tránh rủi ro pháp lý, hộ kinh doanh cần:
* **Tách biệt tài khoản:** Mở tài khoản ngân hàng riêng biệt cho hoạt động kinh doanh.
* **Số hóa dữ liệu:** Sử dụng sổ sách theo dõi chặt chẽ các khoản thu tiền mặt để tránh bỏ sót doanh thu.
* **Chuẩn hóa hồ sơ:** Chủ động cập nhật sổ sách, hóa đơn và chứng từ ngay từ đầu năm để sẵn sàng cho việc chuyển đổi phương pháp tính thuế hoặc các đợt thanh tra, kiểm tra từ cơ quan chức năng.
Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn và chứng từ không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh các khoản phạt không đáng có mà còn tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô kinh doanh bền vững trên môi trường trực tuyến.
