Ngân hàng Nhà nước (NHNN) vừa công bố dự thảo sửa đổi, bổ sung Thông tư số 04/2025/TT-NHNN nhằm chuẩn hóa thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng. Động thái này không chỉ nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý mà còn là bước đi chiến lược để Việt Nam đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về minh bạch thuế và phòng, chống rửa tiền.
### Siết chặt quản lý hồ sơ khi tổ chức tín dụng giải thể
Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất trong dự thảo là quy định về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ khi các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động.
Theo đó, các loại hồ sơ quan trọng bao gồm: hồ sơ mở/quản lý tài khoản thanh toán và hồ sơ nhận biết khách hàng (KYC) theo quy định phòng, chống rửa tiền phải được chuyển giao cho Lưu trữ hiện hành của NHNN dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc bàn giao phải hoàn tất trước khi quyết định chấm dứt hoạt động có hiệu lực, đảm bảo tính liên tục trong việc cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng khi có yêu cầu. Thời hạn lưu trữ tại NHNN được quy định tối thiểu là 5 năm.
### Thời hạn lưu trữ hồ sơ thanh toán: Tiêu chuẩn hóa 5-10 năm
Để khắc phục những khoảng trống pháp lý trong Thông tư 04 hiện hành, dự thảo đã phân định rõ thời hạn lưu trữ đối với từng nhóm dữ liệu ngân hàng cụ thể:
- **Thời hạn lưu trữ 10 năm:**
- * Hồ sơ mở, đóng tài khoản thanh toán (tính từ năm đóng tài khoản).
- * Hồ sơ giao dịch trên tài khoản thanh toán như: lệnh thanh toán, chứng từ thu chi, sao kê (tính từ năm kết thúc giao dịch).
- * Hồ sơ, báo cáo giao dịch đáng ngờ liên quan đến phòng, chống rửa tiền, tài trợ khủng bố và tài trợ vũ khí hủy diệt hàng loạt.
- **Thời hạn lưu trữ 5 năm:**
- * Thông tin nhận biết khách hàng (KYC).
- * Báo cáo giao dịch có giá trị lớn.
- * Báo cáo giao dịch chuyển tiền điện tử và các tài liệu kèm theo (tính từ năm kết thúc giao dịch hoặc chấm dứt quan hệ kinh doanh).
### Tầm quan trọng đối với vị thế tài chính quốc gia
Việc NHNN đẩy mạnh sửa đổi Thông tư 04 xuất phát từ cam kết của Chính phủ trong việc trao đổi thông tin vì mục đích thuế. Đây là yếu tố then chốt để Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) và Liên minh châu Âu (EU) đánh giá tích cực về môi trường tài chính Việt Nam.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này không chỉ giúp Việt Nam sớm thoát khỏi “Danh sách các vùng tài phán không hợp tác về thuế” của EU, mà còn củng cố uy tín quốc gia, bảo vệ chủ quyền tài chính – tiền tệ và thúc đẩy quá trình hội nhập kinh tế bền vững. Đối với các ngân hàng, việc chuẩn hóa hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử theo quy định mới là yêu cầu cấp thiết để tối ưu hóa quản trị rủi ro và tuân thủ pháp luật trong kỷ nguyên số.
